Werkstattsoftware: Von Angebotserstellung bis Rechnungsversand - Werkstattverantwortliche organisieren Arbeitsabläufe: Übersicht ist Trumpf

Das Angebot an Werkstattsoftware ist groß. Für ihre Vertragswerkstätten haben die jeweiligen Fahrzeughersteller eigene, auf die speziellen Anforderungen zugeschnittene Softwarepakete im Angebot. Daneben gibt es noch die sogenannte freie Werkstattsoftware, aber auch die ein oder andere kostenlose Freeware-Version.

Was den Leistungsumfang betrifft, unterscheiden sich freie und herstellergebundene Software nicht allzu sehr voneinander. Ganz anders ist das, wenn es um die Ersatzteilbestellung geht. Hier geben die herstellergebundenen Lösungen in den Listen normalerweise ihre eigenen Originalteile mit den Originalpreisen ein. Die Werkstatt hat dann nicht oder nur schwer die Möglichkeit, auf die oft preisgünstigeren Fremdfabrikate zurückzugreifen. Bei der freien Werkstattsoftware hingegen sind die Schnittstellen für Online-Teilekataloge für freie Werkstätten integriert. Dort lassen sich die Angebote und Preise der unterschiedlichen Hersteller sehr viel besser vergleichen.

Für welche Software sich ein Werkstattbetreiber auch immer entscheidet – mit der eingesetzten Lösung sollte das Management der gesamten Nutzfahrzeug-Werkstatt zuverlässig funktionieren. Eine Kundendatenverwaltung ist dabei ein Muss. Suchfunktionen nach verschiedenen Kriterien, wie Kundennummer oder Firmennamen, sollten darin enthalten sein.


Fahrzeugverwaltung darf nicht fehlen
Auch eine Übersicht der Kundentermine oder bereits geleisteter sowie noch ausstehender Aufträge ist wünschenswert. Die Fahrzeugverwaltung darf in einer Software für Nutzfahrzeugwerkstätten ebenfalls nicht fehlen. Damit eine korrekte Abrechnung möglich ist, müssen die eingesetzten Ersatzteile und die Arbeitszeit festgehalten werden.

Außerdem sollte das System darüber Auskunft geben, wann ein Fahrzeug zuletzt zur Inspektion in der Werkstatt war. Zum Umfang einer Software für Lkw-Werkstätten gehört zumeist auch eine Übersicht über eingegangene oder noch ausstehende Zahlungen sowie ein automatisiertes Mahnwesen. Viele Lösungen bieten auch die Möglichkeit, personalisierte Serienbriefe an Kunden zu verschicken, beispielsweise um die Kunden an Inspektionstermine zu erinnern. Jeder Werkstattbetreiber ist darauf angewiesen, immer den Überblick zu behalten über die Lagerbestände von Verbrauchsmaterial, Zubehör und Ersatzteilen. Daher enthält fast jede Werkstattsoftware ein Modul für die Lagerverwaltung, das eine Übersicht über Umfang und Wert des Lagerbestandes ermöglicht. Darüber hinaus sind normalerweise die Schnittstellen zu den wichtigsten Fremdsystemen integriert. Bei der Rechnungstellung werden dann die Teile aus dem Lagerbestand entfernt, die dem Kunden berechnet wurden.
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Produktive und unproduktive Zeiten
Ein Modul für die Zeiterfassung steht bei den meisten Anbietern ebenfalls mit auf dem Programm. Bei Trost beispielsweise ist das Tool gekoppelt mit der Erfassung von produktiven und unproduktiven Arbeitszeiten. Rota dagegen bietet, was Personaleinsatzplanung und Terminplanung betrifft, nur eine Schnittstelle zu Outlook.  Auch eine sogenannte Fibu-Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung ist in der Werkstattsoftware oft enthalten.

Praktisch alle Softwarelösungen für Werkstätten sind mandantenfähig. Das heißt, dass auf demselben Server und demselben Software-System mehrere Mitarbeiter parallel arbeiten können, wobei jeder dieser sogenannten Mandanten die Daten sehen und ändern kann, die er für seine Arbeit braucht. Es gibt aber auch filialfähige Lösungen, bei denen die Mitarbeiter von unterschiedlichen Standorten aus auf ein gemeinsames System zugreifen. Bei den Internet-Lösungen dient der Web-Browser als Benutzeroberfläche. Der Vorteil dieser Versionen liegt darin, dass der Zugriff von überall her über das Internet erfolgen kann.

Die Kosten und Vertragsstrukturen für die unterschiedliche Werkstattsoftware variieren stark. Viele bieten einen monatlichen Mietpreis an. Darin enthalten sind dann auch die administrative Unterstützung, teilweise auch eine Hotline und Schulungen. Manche bieten ihre Programme auch zum einmaligen Kauf, wobei ein Werkstattleiter dabei darauf achten sollte, dass auch wirklich alle Kosten für Installation und die Einführung der Mitarbeiter mit enthalten sind. Zu raten ist dieser einmalige Kauf auch nur für Betriebe, in denen jemand da ist, der hinterher zuverlässig die Administration des Systems übernehmen kann. Die sogenannten Freeware-Lösungen kann man kostenfrei herunterladen und dann eigenständig installieren. Der Vorteil dieser Lösungen liegt auf der Hand: Sie sind unschlagbar günstig in der Anschaffung. Allerdings sind dafür Dokumentation und Bedienungsanleitung mangelhaft oder fehlen ganz. Schwierig wird es auch, wenn Fragen auftreten, weil beispielsweise Schnittstellen nicht funktionieren. In diesem Fall kann der eingesparte Kaufpreis schnell von den vielen Stunden aufgefressen werden, in denen die Software eher Sand ins Getriebe streut, als bei der Werkstattorganisation zu unterstützen.


Auf gute Kompatibilität achten
Wer sich also für eine Werkstattsoftware entscheidet, sollte vorher genau überlegen, was er will und was er braucht. Er sollte auch darauf achten, dass sie auch wirklich alles enthält, was für die Organisation der Werkstatt notwendig ist. Wo die entsprechenden Module fehlen, ist die gute Kompatibilität zu den bereits verwendeten Programmen wichtig. Viele Hersteller stellen daher zur Datenübernahme aus Fremdsystemen entweder von vornherein die passende Schnittstelle zur Verfügung oder sie bieten eine individuelle Programmierung an.

Ein weiteres wichtiges Kriterium bei der Wahl einer geeigneten Lösung ist die Bedienerfreundlichkeit. Eine Software für Werkstätten sollte intuitiv gestaltet und so einfach wie möglich zu handhaben sein – auch ohne lange Schulungen oder ein aufwändiges Studium von Bedienungsanleitungen. Oft sind  es Mechaniker, die eintragen müssen, was sie wann und wie lange an den Fahrzeugen repariert haben.