Optimierte Werkstattorganisation

Die VNS Vetten Nutzfahrzeugservice GmbH & Co. KG, abgekürzt VNS, gehört zur Vetten- Gruppe, einem Transport- und Logistikdienstleister mit 270 Einheiten im Fuhrpark (ziehende und gezogene), der in vielen Branchen agiert. Zu den Specials im Bereich Fuhrpark zählen dabei Schubbodenauflieger, Ladekrane und Kippauflieger. Somit ist die VNS besonders im Bereich Auflieger und Aufbauten sowie Lkw-Zubehör gut aufgestellt. Die Werkstatt von heute ist im Jahre 2002 von der Spedition Vetten bezogen worden. Zuvor gab es lediglich eine kleine Werkstatt direkt am Stammsitz. Seit Januar 2012 ist die VNS als Lkw-Werkstatt aus Mönchengladbach eigenständig.

Hinter drei Toren befinden sich drei ebenerdige Arbeitsbahnen, eine davon mit Bremsenprüfstand. Auf Hebewerkzeuge wird verzichtet, da die meisten langfristigen Arbeiten sowieso überflur stattfinden. Neben der Werkstatthalle gehört auch eine Nutzfahrzeugwaschanlage zum Angebot der Vetten-Gruppe. Diese befindet sich am Stammsitz der Spedition, gut 100 Meter entfernt.

Fachgebiet des Seniorchefs: Reifen

Betriebsleiter Ralf Fögen ist seit dem Bezug der neuen Räumlichkeiten dabei. Sein Team umfasst insgesamt 13 Mitarbeiter, einen zweiten Meister sowie eine Bürokraft, Monteure und Schlosser. Der 81-jährige Seniorchef Hans Vetten kommt auch regelmäßig und arbeitet mit. Sein Fachgebiet sind die Reifen und deren Reparatur, Wartung und Montage. Rund die Hälfte des Umsatzes wird durch Reparatur und Wartungsarbeiten der Vetten-Gruppe erzielt, die andere Hälfte mit externen Fahrzeugen. Eine beachtliche Quote für eine ehemalige Betriebswerkstatt. Ralf Fögen: „Die Kunden kommen von alleine, und wenn sie einmal hier waren, kommen sie wieder. Wir machen keine großartige Werbung, das läuft alles über Mundpropaganda“, gibt der Leiter der Werkstatt zu verstehen.

Die Sattelzugmaschinen im Vetten-Fuhrpark kommen zu 98 Prozent vom Hersteller MAN. Deshalb hat man natürlich „MAN-cats“ für die Fahrzeugdiagnose in der Werkstatt stehen und nutzt auch „WebMantis“ für die Identifizierung von Ersatzteilen. Andere Fabrikate diagnostiziert man mit dem Texa-Tester. Und auch die Diagnosegeräte der Bremsenspezialisten Wabco und Knorr-Bremse dürfen in einem so Traileraffinen Werkstatthaushalt nicht fehlen.

Keine Software im Sortiment

Hauptlieferant für die meisten Ersatzteile bei VNS ist der Stuttgarter Händler Winkler. Als im Jahre 2011 entschieden wurde, dass die Werkstatt für ihre Eigenständigkeit eine neue Software benötige, fragte Fögen bei Winkler-Mann Martin Kramer nach, welche Software er empfehlen würde. Der Teilehändler Winkler hat selbst keine Software im Sortiment, aber Kramer stand gerne beratend zur Seite. Schließlich kennt er den Betrieb von VNS gut und weiß, welche Software sich für die Bedürfnisse der Werkstatt am besten eignet. Der Empfehlung (die Werkstattsoftware „VCS“ vom Neu-Ulmer Softwarehersteller KSR) folgte Werkstattleiter Fögen.

VCS ersetzte damit die vorherige Software, die aus der eigenen IT-Abteilung stammte. Das Problem mit der alten Software war, dass diese für die neuen Aufgaben der VNS nicht mehr ausreichte. Fögen hat bei der Einführung der neuen Werkstattsoftware viel gelernt. Die wichtigste Essenz lautet: „Wenn man die Software nicht innerbetrieblich mit Leben füllt, wird sie einem nicht weiterhelfen“, weiß Fögen heute. Gemeint ist, dass man seine eigenen Kosten kennen und diese auch im System hinterlegen muss, damit man einen wirklichen Mehrwert aus der Softwareeinführung ziehen kann.
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Denn VCS hilft beim Kalkulieren und sagt dem Betriebsleiter sofort, ob ein Auftrag grün, gelb oder rot ist. Das heißt übersetzt, ob der Deckungsbeitrag gut, ausreichend oder negativ ist. Wie gut grün letztendlich ist, das ist natürlich Einstellungssache und kann in der Software hinterlegt werden. Im Vergleich zur Situation vorher sei diese Kalkulation ein großer Fortschritt. „Vorher stand auf dem Papierauftrag eine Zahl und nur das Bauchgefühl sagte einem, ob das ein guter oder schlechter Auftrag war“, blickt Fögen zurück. Und eine Weisheit trat bei der Softwareeinführung auch zutage: „Wenn ich höre, dass manche sagen, sie wollen mit einer neuen Software ihre Prozesse optimieren, kann ich nur lachen. Wenn ich keine Ordnung habe, dann hilft mir auch keine Software“, meint Fögen.

Um während des laufenden Geschäftsjahres immer im Bilde zu sein, wie es um die Geschäftszahlen seiner Werkstatt bestellt ist, wird auch ein enger Kontakt zur Buchhaltung des Hauses gepflegt. Neben der Auftragskalkulation kann die neue VCS-Werkstattsoftware noch deutlich mehr. Hinterlegt sind in der Datenbank der Software aktuell rund 900 Fahrzeuge, eigene und fremde. In der Fahrzeughistorie wird jede durchgeführte Arbeit und jedes eingebaute Ersatzteil eingepflegt. Das helfe laut Fögen auch dabei, andere Defekte zu finden, weil man so belegen kann, dass zum Beispiel ein überdurchschnittlicher Verschleiß an einem Bauteil auftritt. Auch bei Hydraulikdefekten hilft es, den Überblick zu behalten: „Oft erinnert man sich, dass man bei einem Fahrzeug erst kürzlich einen Hydraulikschlauch gewechselt hat, weiß aber nicht mehr, welchen genau“, sagt Fögen. Ein Fall für die Fahrzeughistorie.

Rabattierung, Lagerhaltung, Termine

Auch die komplette Auftragsabwicklung läuft über VCS. Über ein Zeiterfassungsterminal und Barcodes auf den Aufträgen werden die Arbeitsstunden direkt auf den Auftrag gebucht. Und auch der Bestellvorgang, die Rabattierung für bestimmte Kunden, die Lagerhaltung und die Terminpflege für die Kunden wird von der Software übernommen. Bei der Terminpflege legt Fögen Wert auf Zurückhaltung. Er nennt das Service mit Marketing. Der Service besteht darin, den Kunden an seine nächste SP oder HU zu erinnern. Das Marketing darin, sich selbst dafür in Erinnerung zu rufen.

Damit die Einführung der Software im Betrieb reibungslos funktioniert, waren zwei Mitarbeiter der Mönchengladbacher Werkstatt in den Räumen der KSR in Neu-Ulm. Die Hauptaufgabe bestand aber darin, das System mit eigenen Daten zu füttern. Hier kommt wieder Kramer ins Spiel, der bei Winkler den Bereich Schulung leitet. Er besorgte sich die Bestellhistorie der Vetten-Werkstatt aus dem Winkler-SAP-System und half bei Aufbereitung und Einspielen, damit die Software erste Stammdaten bekam. „Unsere Philosophie lautet: Wenn unserem Kunden etwas auf der Seele brennt, versuchen wir zu helfen“, bestätigt Kramer.

Pop-up-Fenster gewünscht

Insgesamt ist die neue Werkstattsoftware eine große Hilfe. Es gibt aber auch noch Dinge, die Fögen derzeit fehlen. So möchte er zum Beispiel, dass man noch nicht ausgeführte Servicearbeiten in der Fahrzeughistorie hinterlegen kann. Wenn das Fahrzeug dann wieder in die Werkstatt kommt, soll ein Fenster automatisch aufgehen und daran erinnern, was an dem Fahrzeug noch zu machen ist. Daran werde aber gerade mit KSR gearbeitet.

Im zentralen Raum der Reparaturannahme hängt eine grüne Schiefertafel. Hier werden die Aufträge, die am kommenden Tag anstehen, auf die beiden Meister verteilt. Wenn etwas komplett fertig ist, wird es weggewischt. Falls nicht, dient es als Erinnerungsstütze. „Ich gebe gerne zu, dass die Tafel etwas altmodisch ist, aber sie bewährt sich täglich in der Praxis und erspart dauernde Nachfragen“, verteidigt Fögen sein nicht-digitales Organisationstool.