Werbung
Werbung

Flexibilität ist gefragt

Zur täglichen Arbeit in einer Nutzfahrzeugwerkstatt gehören Verwaltung und Organisation. Rechnungen müssen zeitnah raus, Kunden wünschen Angebote. Die Marktübersicht in der PROFI Werkstatt soll helfen, dafür die passende Werkstattsoftware zu finden.

Ersatzteilkataloge sind überlicherweise in die Werkstattsoftware integriert. | Bild: C. Harttmann
Ersatzteilkataloge sind überlicherweise in die Werkstattsoftware integriert. | Bild: C. Harttmann
Werbung
Werbung
Christine Harttmann

Auch wenn es nicht allzu viele Anbieter gibt, die herstellerunabhängige Software für die Verwaltung und Organisation von Nutzfahrzeugwerkstätten mit im Programm haben – wer sich vor dem ersten Kauf einen Überblick verschaffen will, steht erst einmal vor einer Rechercheaufgabe. Die tabellarische Marktübersicht in der Profiwerkstatt soll das erleichtern.

Für eine korrekte Abrechnung


Für welche Software auch immer sich ein Werkstattbetreiber entscheidet – mit der eingesetzten Lösung sollte das Management der gesamten Nutzfahrzeug-Werkstatt funktionieren. Eine Kundendatenverwaltung ist dabei ein Muss. Auch Suchfunktionen nach verschiedenen Kriterien wie Kundennummer oder Firmennamen erleichtern dem Werkstattbetreiber und seinen Mitarbeitern die Arbeit. Damit eine korrekte Abrechnung möglich ist, müssen die eingesetzten Ersatzteile und die Arbeitszeit erfasst und dokumentiert werden.

Eine Übersicht über bereits eingegangene oder noch ausstehende Zahlungen freut die Verwaltung ebenso, wie ein automatisiertes Mahnwesen. Eine Übersicht über Kundentermine und bereits geleistete oder noch ausstehende Aufträge ist ebenfalls wünschenswert. Und auch die Fahrzeugverwaltung leistet vor allem bei Stammkunden gute Dienste. Sie gibt darüber Auskunft, wann ein Fahrzeug zuletzt zur Inspektion in der Werkstatt war und was die Mechaniker bei dieser Gelegenheit alles gewartet und repariert haben.

Fast jede Werkstattsoftware enthält ein Modul für die Lagerverwaltung. Es verschafft dem Werkstattbetreiber eine Übersicht über Umfang und Wert seines Lagerbestandes. So weiß er immer, welches Verbrauchsmaterial ausreichend vorhanden ist und wo er für Nachschub sorgen muss. Auch Zubehör und Ersatzteile findet er leichter. In das Tool sind zumeist Schnittstellen zu wichtigen Fremdsystemen integriert. Die Anbindung an Teilekataloge erleichtert Bestellung und Preisermittlung. Ein Modul für die Zeiterfassung steht bei den meisten Anbietern ebenfalls mit auf dem Programm. Einzig RU-Software hat sich dieses Tool bei seiner Lösung „Kfz-Kaufmann“ gespart. Das mag allerdings auch damit zusammenhängen, dass sich diese Software beim Preis am unteren Limit bewegt.

Einige der Softwarelösungen für Werkstätten sind mandantenfähig. Das heißt, dass auf demselben Server und demselben Software-System mehrere Mitarbeiter parallel arbeiten können, wobei jeder dieser sogenannten Mandanten die Daten sehen und ändern kann, die er für seine Arbeit braucht. Es gibt aber auch filialfähige Lösungen, bei denen die Mitarbeiter von unterschiedlichen Standorten aus auf ein gemeinsames System zugreifen. Bei den Internet-Lösungen dient der Web-Browser als Benutzeroberfläche. Der Vorteil dieser Versionen liegt darin, dass der Zugriff von überall her über das Internet erfolgen kann.

Die Kosten und Vertragsstrukturen für die unterschiedliche Werkstattsoftware variieren stark. Viele bieten einen monatlichen Mietpreis an. Darin enthalten ist die administrative Unterstützung, teilweise gehört außerdem eine Hotline dazu. Manche bieten ihre Programme auch zum einmaligen Kauf. Wobei ein Werkstattleiter darauf achten sollte, dass auch wirklich alle Kosten für die Installation und die Einführung der Mitarbeiter mit enthalten sind. Ratsam ist dieser einmalige Kauf deshalb nur für Betriebe, in denen ein Mitarbeiter hinterher zuverlässig die Administration des Systems übernehmen kann.
[]

Alles Erforderliche


Wer sich für eine Werkstattsoftware entscheidet, sollte vorher genau überlegen was er will und was er braucht. Dabei sollte er auch darauf achten, dass das Tool wirklich alles enthält, was für die Organisation der Werkstatt notwendig ist. Wo die entsprechenden Module fehlen, ist eine gute Kompatibilität zu den bereits verwendeten Programmen wichtig. Viele Hersteller stellen daher zur Datenübernahme aus Fremdsystemen entweder von vornherein die passende Schnittstelle zur Verfügung oder sie bieten eine individuelle Programmierung an.

Neben der in der Tabelle gelisteten Werkstattsoftware gibt es allerdings auch noch Anbieter, die das System jeweils individuell auf die Anforderungen ihrer einzelnen Kunden abstimmen. So hat Christian Winkler die beiden Werkstattsysteme „Ad Truck Drive“ und „Truck Service“ im Angebot. Der Werkstattausrüster passt das gewählte System jeweils an die ganz speziellen Wünsche seines Kunden an. Dabei kombiniert er einzelne Module aus bereits bestehenden Systemen miteinander und ergänzt diese bei Bedarf um speziell programmierte Tools.

Ein weiteres wichtiges Kriterium bei der Wahl einer geeigneten Lösung ist die Bedienerfreundlichkeit. Eine Software für Werkstätten sollte intuitiv gestaltet und so einfach wie möglich zu handhaben sein. Immerhin sind es oft die einfachen Mechaniker, die eintragen müssen, was sie wann und wie lange an den Fahrzeugen repariert haben. Wie das funktioniert, zeigt kann ein einfacher Test zeigen.

ha

Weiter mit dem Artikel geht es nach der Werbung:

◂ Heft-Navigation ▸

Artikel Flexibilität ist gefragt
Seite | Rubrik Werkstattsoftware
Werbung
Werbung